Mitarbeitergespräch – Tipps, Leitfaden und Checkliste

Beim Reden kommen die Leute zusammen. Auch am Arbeitsplatz ist Kommunikation unverzichtbar. Als wichtiges Werkzeug in der internen Unternehmenskommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeiter*innen gilt das Mitarbeitergespräch. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Arten der Personalgespräche, wie man sich am besten vorbereitet (Dazu hier die Checkliste zum downloaden) und wie Fragen innerhalb des Mitarbeitergesprächs aussehen können. (Vorlage zum downloaden) 

Die wichtigsten 9 Arten von Mitarbeitergesprächen 

Jährliches Mitarbeitergespräch 

Meistens wird das jährliche Mitarbeitergespräch von Führungskräften genutzt, um zu besprechen, ob die Ziele aus dem vergangenen Jahr erreicht wurden und wie die Ziele für das kommende Jahr aussehen. Dieses Mitarbeitergespräch kann sowohl konstruktives Feedback als auch Lob beinhalten. 

Anerkennungsgespräch 

Früher haben Führungskräfte diese Art der Mitarbeitergespräche vergessen, da die Leistungen der Belegschaft als selbstverständlich eingestuft wurden.  Heute ist es ein Muss, Wertschätzung und Anerkennung auszudrücken. So kann die Produktivität, Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung gesteigert werden. 

Mediationsgespräch  

Solch ein Mitarbeitergespräch kann notwendig sein, wenn es zu Konflikten, Spannungen oder gar Mobbing im Job kommt. Als Führungskraft muss man Feingefühl beweisen und vor allem Neutralität. Handelt es sich um schwerwiegende Konflikte, können auch professionelle Mediator*innen zur Unterstützung engagiert werden. 

Konstruktives Feedbackgespräch 

Dieses Gespräch wird auch Kritikgespräch genannt. Dabei wird konstruktives Feedback oder Kritik zu einer erbrachten Leistung geäußert. Auf keinen Fall geht es dabei um Persönliches. Wie auch bei den anderen Mitarbeitergesprächen sollte dieses Gespräch unter vier Augen stattfinden. 

Mitarbeitergespräch zur Delegation 

In einem Delegationsgespräch kann ein Verantwortliche*r bestimmte Arbeiten oder Befugnisse auf einen Mitarbeiter*in übertragen. Gehen Sie sicher, dass der*die Mitarbeiter*in damit nicht dauerhaft überlastet wird. Das kann zu Problemen wie beispielsweise Burnout führen.

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Mitteilungsgespräch zur Weitergabe von Informationen 

Werden auf der Führungsetage Entscheidungen getroffen, die nicht revidierbar sind, können persönliche Mitarbeitergespräche dabei helfen, Führungsentscheidungen besser zu verstehen und zu akzeptieren. Lassen Sie trotzdem Raum für Kritik. 

Kündigungsgespräch

Auch wenn dieses Mitarbeitergespräch auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzielt, muss es respektvoll geführt und vorbereitet werden. 

SMARTe Mitarbeitergespräch 

Bei diesem Mitarbeitergespräch geht es um smarte Zielvereinbarungen. Das bedeutet, es müssen klare Zielvereinbarungen getroffen werden, die messbar sind und gleichzeitig den*die Mitarbeiter*in motivieren. Allerdings sollten diese auch realistisch sein und mit einem Kontrolltermin fixiert werden. Diese Ziele können sowohl Projekte als auch die Entwicklung des*der Mitarbeiter*in betreffen. 

Mitarbeitergespräch zur Potenzial- und Entwicklungsförderung 

Bei dieser Art des Mitarbeitergesprächs geht es vor allem und die Förderung der Mitarbeiter*innen. Oft wird dieses Personalgespräch als Entwicklungsgespräch bezeichnet. Hier werden die Entwicklungsmöglichkeiten mit den Mitarbeiter*innen besprochen. Die Angestellten sollten ebenso ihre persönlichen Wünsche und Vorstellungen hinsichtlich ihrer beruflichen Weiterentwicklung erklären dürfen. 

Mitarbeitergespräch zur Gehalts- oder Vertragsverhandlung 

Gehalts– oder Vertragsverhandlungen werden zumeist geführt wenn neue Mitarbeiter*innen ins Unternehmen aufgenommen werden,  aber auch zu späteren Zeitpunkten, wenn Angestellte bereits längere Zeit im Unternehmen sind, werden Neuverhandlungen nötig. Dabei ist es wichtig, den Mitarbeiter*innen auf Augenhöhe zu begegnen und weitestgehend offen zu sein. Vereinbarungen müssen klar und verständlich getroffen werden. 

Mitarbeitergespräch Leitfaden 

Organisatorisches rund ums Mitarbeitergespräch 

Nachdem Sie nun wissen, welches Gespräch Sie führen wollen, geht es an die Vorbereitung. Wir haben Ihnen eine Mitarbeitergespräch Leitfaden erstellt dem Sie folgen können. 

• Legen Sie Zeitpunkt, Ort und Dauer des Gesprächs ebenso fest wie die inhaltlichen Grenzen.
• Sie müssen den Zweck des Mitarbeitergespräch konkret definieren.
• Auch der*die Angestellte soll die Chance zur Vorbereitung haben, was bedeutet, dass Sie ihm oder ihr Zeitpunkt, Ort und Anlass vorab mitteilen sollten.
• Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre (Karaffe, Wasser, Gläser, ruhiger Ort etc.) ohne Zeitdruck. 
• Schalten Sie Störungen vorab aus. (Handy, andere Mitarbeiter*innen etc.)
• Planen Sie Zeit ein, damit auch der*die Mitarbeiter*in seine oder ihre Anliegen vorbringen kann.  

Mitarbeitergespräch Leitfaden zum eigentlichen Mitarbeitergespräch 

Manche Führungskräfte nutzten Mitarbeitergespräche, um einen Monolog über das Unternehmen, Arbeitsleistung, Motivation oder Projekterfolg zu führen. Von diesen Personen wird der zweite Teil des Wortes “Mitarbeitergespräch” gerne übersehen. 

Es geht um einen beidseitigen Austausch, der sich positiv auf den*die Mitarbeiter*in, die Arbeitsleistung, die Arbeitsmotivation, das Arbeitsklima und in weiterer Folge natürlich ebenso auf das Unternehmen auswirken soll. 

Mitarbeitergespräch vorbereiten

Haben Sie noch nicht viele Personalgespräche geführt kann es überaus hilfreich sein sich vorab Fragen für das Gespräch mit dem*der Mitarbeiter*in zu notieren. Dabei muss beachtet werden, dass die Fragen an den*der jeweiligen Mitarbeiter*in, Situation und Anlass angepasst werden müssen. 

Allgemeine Beispielfragen: 

• Wie läuft es bei Ihrem aktuellen Projekt? 
• Kommen Sie mit Ihren Aufgaben gut voran? 
• Gibt es Herausforderungen, bei denen wir Sie unterstützen können? 
• Bei welchen Tätigkeiten kommen Sie in den Flow? 
• Wo möchten Sie sich weiterentwickeln? Haben Sie Vorschläge, wie das vonstatten gehen soll? 
• Was konnten Sie im letzten halben Jahr für Ihre Arbeit mitnehmen? 
• Mit was können wir uns unterstützen? 
• Verbesserungsvorschläge? 
• Feedback? 
• Wie zufrieden sind Sie mit dem Arbeitsklima?
• Welche Tätigkeiten machen Ihnen besonders viel Spaß? 
• Haben Sie Interesse an Weiterbildungen? 
• Was würden Sie sich von mir als Chef wünschen? 

Wenn Sie spezielle Themen, Projekte oder Leistungen mit Ihren Mitarbeiter*innen besprechen möchten, sollten Sie immer darauf achten, offene Fragen (Keine Ja oder Nein-Fragen)  zu stellen. 

Vorbereitung für ein kritisches Mitarbeitergespräch 

Gerade bei kritischen Personalgesprächen ist Vorbereitung das A und O. Besonders wenn es sich um heikle Angelegenheiten handelt, die rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. (z.B. Mobbing am Arbeitsplatz, Suchtprobleme etc.) Gibt es keine interne Rechtsabteilung, ziehen Sie einen Rechtsanwalt oder eine für solche Fälle spezialisierte Rechtsberatung zu Rate.  

Vorab müssen allerdings Fakten geklärt und gesammelt werden: 

• Um welches Ereignis, Verhaltensweise, Situation handelt es sich genau? 
• Gab es schon vergleichbare Situationen? 
• Sind Sanktionen gegen den*die Mitarbeiter*in notwendig? 
• Wie sehen diese Sanktionen aus? 
• Wie sehen die rechtlichen Möglichkeiten aus? 
• Überlegen Sie Lösungsvorschläge und wie diese umgesetzt werden können, um sie im Gespräch vorzubringen.
• Angemessene Ziele definieren ebenso wie Konsequenzen 

(Überprüfen Sie ob diese vom Unternehmen tragbar, von der Personalabteilung durchsetzbar und arbeitsrechtlich richtig sind.) 

Vorgehen bei einem kritischen Personalgespräch 

• Führen Sie ein Gesprächsprotokoll 
• Gesammelte Fakten beziehungsweise Unterlagen bereit halten 
• Schildern Sie klar und unmissverständlich die problematische Situation oder Verhaltensweisen 
• Bleiben Sie sachlich und verbindlich in Ihren Aussagen 
• Lassen Sie Ihren oder Ihrer Mitarbeiter*in die Möglichkeit Stellung zu nehmen 
• Führen Sie das Gespräch auf Augenhöhe 
• Seien Sie auf starke emotionale Reaktionen vorbereitet. (Fühlen Sie sich nicht persönlich angegriffen.) 
• Bringen Sie Ihre Lösungsvorschläge vor 
• Hören Sie sich die Lösungsvorschläge des*der Mitarbeiter*in 
• Definieren Sie einen gemeinsamen Weg plus Ziel
• Besprechen Sie Entwicklungs- und Fördermöglichkeiten (Bleiben Sie realistisch.)
• Beenden Sie das Gespräch weitestgehend positiv, auch wenn es sich um ein kritisches Feedbackgespräch gehandelt hat. 
• Fassen Sie die Kernaussagen zum Schluss nochmals zusammen und lassen Sie Ihrem Gesprächspartner*in das Gesprächsprotokoll zukommen. 

Fehler die in einem Mitarbeitergespräch passieren können 

Unbewusste Beurteilungsfehler 

Regelmäßige Supervisionen oder Trainings können Führungskräfte dabei helfen, unbewusste Beurteilungsfehler zu bemerken und deren Einfluss zu reduzieren. Beispielsweise: Selektive Wahrnehmung, Projektion, Übertragung, Sympathie und Antipathie.  

Beurteilungszeitraum 

Bei einem kritischen Feedbackgespräch sollten Sie unbedingt vorab einen längeren Zeitraum analysieren. Es ist durchaus möglich, dass der*die Mitarbeiter*in das ganze Jahr gute Leistungen erbracht hat, sich aber vor dem Mitarbeitergespräch einen Schnitzer geleistet hat. 

Der Fehler sollte besprochen, aber nicht im Hauptfokus des Gesprächs liegen. Auch das Gegenteil kann der Fall sein. Ganzjährig schlechte Leistungen und vor dem Mitarbeitergespräch ein erfolgreichen Projektabschluss. 

Fehlende Vorbereitung 

Das ist wohl der größte Fehler, der Ihnen allerdings nicht passieren wird, da Sie diesen Artikel gelesen haben. Halten Sie sich an unsere Vorbereitungsempfehlungen, dann steht einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch nichts im Weg. 

Fehlende Nachkontrolle 

Dieser Punkt wird häufig von Führungskräften vernachlässigt oder gar vergessen. Die Nachkontrolle. Nach dem Mitarbeitergespräch, in dem man idealerweise messbare Ziele und Vorgehensweise oder Verhaltensänderungen besprochen und festgelegt hat, sollten wöchentlich die Fortschritte der Umsetzung “kontrolliert” werden. Gerät die Umsetzung ins stocken müssen Sie Ihren Mitarbeiter*in auf die getroffene Zielvereinbarung ansprechen und ihn oder sie erneut motivieren, diese in Angriff zu nehmen. 

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Fazit 

Mitarbeitergespräche sind ein wirksames Werkzeug um Mitarbeiter*innen bei der Weiterentwicklung zu unterstützen, die Zusammenarbeit zu verbessern und Herausforderungen oder Schwierigkeiten aus dem Weg zu räumen.